Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trên thị trường hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ cần tập trung vào quảng cáo để tăng doanh số mà còn phải xây dựng chiến lược PR (Public Relations) hiệu quả nhằm phát triển và duy trì hình ảnh thương hiệu tích cực trong mắt công chúng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa PR và quảng cáo, cũng như chưa nắm rõ các bước cần thiết để xây dựng một PR plan hoàn chỉnh.
Bài viết này A2Z Marketing sẽ giải đáp khái niệm “PR là gì?” và chỉ ra những điểm khác biệt giữa PR và quảng cáo. Đồng thời chia sẻ framework cho một PR plan tiêu chuẩn, giúp tối ưu hóa chiến lược truyền thông của doanh nghiệp.
PR là gì?
PR là viết tắt của Public Relations, hay Quan hệ Công chúng. Làm PR là một quá trình xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp hoặc cá nhân trước công chúng. Nó không chỉ đơn thuần là việc lan truyền thông tin có mục đích, mà còn giúp củng cố mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các đối tượng công chúng mục tiêu như: khách hàng; đối tác; nhà đầu tư; xã hội;..
Khác với các hình thức tiếp thị trực tiếp như quảng cáo, PR tập trung vào việc tạo dựng lòng tin và sự gắn kết lâu dài với công chúng. Một chiến lược PR thành công sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, danh tiếng và tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động kinh doanh.
Phân biệt PR & quảng cáo
Mặc dù PR và quảng cáo đều là các công cụ truyền thông quan trọng, chúng cũng có những khác biệt:
- PR: PR là việc tìm kiếm, thiết lập và phát triển mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các cá nhân cũng như cộng đồng. PR hướng đến việc tạo ra lợi ích cho cả hai phía (win-win) và dựa trên sự tương tác hai chiều. PR bao gồm nhiều hoạt động như quan hệ đoàn thể, xây dựng thương hiệu nội bộ, quan hệ báo chí, chăm sóc khách hàng, trách nhiệm xã hội (CSR) và xử lý khủng hoảng.
- Quảng cáo: Trái ngược với PR, quảng cáo là một hình thức truyền thông một chiều, nơi doanh nghiệp hoặc thương hiệu chủ động truyền tải thông điệp để quảng bá sản phẩm hay dịch vụ đến công chúng mà không cần có mối quan hệ trực tiếp. Quảng cáo thường tập trung vào việc thúc đẩy doanh số thông qua các thông điệp tiếp thị cụ thể và rõ ràng.
>> Phân biệt Truyền Thông và Marketing từ case study Baemin rút khỏi Việt Nam
Framework để xây dựng 1 PR plan tiêu chuẩn
Ngày nay, hoạt động PR ngày càng đa dạng, không còn gói gọn trong việc liên hệ báo chí, tổ chức họp báo,.. Nó đã mở rộng & phát triển với nhiều loại hình khác nhau như các chiến dịch truyền thông online; sự kiện tri ân; sự kiện ra mắt;.. Với sự phân hóa ngày càng phức tạp này thì PR Plan dễ bị rơi vào tình trạng lan man, thiếu liên kết. Để đảm hiệu quả, bạn cần một bản kế hoạch cụ thể, chi tiết & nhất quán từ giai đoạn xây dựng PR Plan cho đến lúc triển khai.
Tùy quy mô & ngân sách doanh nghiệp, mà PR Plan có thể có nhiều bước khác nhau. Tuy nhiên, một bản kế hoạch tiêu chuẩn sẽ bao gồm 4 nội dung lớn: Strategic House – Campaign Plan – Content Plan – Execution Plan.
1. Strategic House
Strategic House là nền tảng của mọi PR plan. Đây là bước đầu tiên, nơi doanh nghiệp xác định sứ mệnh, tầm nhìn và các mục tiêu dài hạn của mình. Đội ngũ PR, Marketing & Brand Team cần cùng nhau định hình mục tiêu truyền thông chung cho từng giai đoạn, từ đó triển khai các hoạt động như ra mắt sản phẩm, chiến dịch thương hiệu và các chương trình truyền thông khác, đảm bảo hướng đến mục tiêu tổng thể đã đặt ra.
2. Campaign Plan
Campaign Plan bao gồm việc lập kế hoạch chi tiết cho từng chiến dịch. Các yếu tố quan trọng cần xác định gồm:
- Đối tượng mục tiêu: Xác định rõ nhóm khách hàng và đối tượng PR cần tiếp cận.
- Key Message: Xác định các thông điệp cốt lõi cần truyền tải để đảm bảo sự nhất quán.
- Kênh truyền thông: Lựa chọn các phương tiện truyền thông phù hợp như báo chí, mạng xã hội và sự kiện.
- Ngân sách và KPI: Đặt ra ngân sách và các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu quả của chiến dịch.
>> Phân biệt Big idea – Key Message – Tagline – Slogan
3. Content Plan
Content Plan đảm bảo rằng các thông điệp đã thống nhất ở Campaign Plan được truyền tải một cách nhất quán và hiệu quả. Đội ngũ PR sẽ phát triển các loại nội dung phù hợp và chọn lựa kênh truyền tải hiệu quả, từ bài viết, video đến các sự kiện tương tác. Lên lịch nội dung chi tiết giúp đảm bảo việc triển khai đều đặn và thống nhất.
4. Execution Plan
Execution Plan là giai đoạn triển khai các hoạt động theo kế hoạch đã đề ra. Một số hoạt động có thể bao gồm:
- Phối hợp truyền thông: Liên hệ và làm việc với các cơ quan báo chí, đối tác truyền thông để xuất bản các bài viết và thông cáo báo chí.
- Tổ chức sự kiện: Lên kế hoạch chi tiết và thực hiện các sự kiện quan trọng như họp báo, hội thảo hoặc các buổi công bố nhằm thu hút sự chú ý của truyền thông và công chúng.
- Sản xuất nội dung đa phương tiện: Quay video, chụp ảnh sản phẩm, hoặc chuẩn bị các tài liệu truyền thông trực quan để tăng cường hiệu quả tiếp cận.
- Quản lý tiến trình và điều chỉnh: Thường xuyên theo dõi quá trình thực hiện các hoạt động PR, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ và linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết.
- Đánh giá kết quả: Tổng hợp báo cáo và phân tích kết quả của chiến dịch, từ đó rút ra kinh nghiệm và bài học cho các chiến dịch tương lai.
Xây dựng một PR plan hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân theo một framework chi tiết từ giai đoạn chiến lược đến triển khai. Khi doanh nghiệp hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình này, kế hoạch truyền thông đã thành công một nửa. Hy vọng với nội dung này, bạn có thể xây dựng PR Plan hiệu quả.